Tóquio - Apesar do avanço da digitalização dos serviços públicos no Japão, mais de 90% dos governos locais enfrentam algum tipo de problema relacionado ao espaço para armazenar documentos em papel, segundo levantamento feito pela Associação Japonesa de Administração (NOMA).

A pesquisa foi realizada entre novembro de 2025 e janeiro de 2026, sob o título “Pesquisa sobre a digitalização da gestão de documentos públicos em governos locais”, abrangendo 1.788 governos locais. A entidade obteve respostas válidas de 934 administrações locais.

De acordo com a NOMA, 69,0% dos governos locais japoneses já adotaram sistemas de gestão documental, o que representa cerca de 70% do total. Entre os que implantaram esses sistemas, a maior proporção corresponde ao período a partir de 2020, com 30,4%.

Entre os governos das províncias, porém, a proporção de implantação entre 2000 e 2004 foi alta, chegando a 48,5%, o que mostra diferenças conforme o porte e a categoria do governo local.

O problema é que 65,2% dos governos locais responderam que precisam de medidas urgentes ou que estão acelerando a transferência de documentos para arquivos externos devido à falta de espaço para armazenar documentos públicos em papel dentro de suas sedes. Ao incluir também as preocupações futuras, mais de 90% disseram enfrentar algum tipo de problema relacionado ao armazenamento desses documentos.

Há outros pontos a considerar. A maior preocupação dos governos locais em relação ao uso de arquivos externos é o custo de armazenamento, resposta dada por 86,5% dos participantes. Em seguida aparece o temor de vazamento de informações, citado por 76,6%.

Para 57,5% dos governos locais, a digitalização desses documentos deve envolver o governo nacional na elaboração de leis e normas sobre o valor probatório de documentos públicos em mídia digital.

Outros pontos também foram citados. Ao todo, 51,9% afirmaram precisar de apoio à formação e à garantia de pessoal, enquanto 51,5% citaram a necessidade de “acúmulo e fornecimento de casos de sucesso relacionados à digitalização da gestão de documentos públicos”.

Os dados mostram que, além de maior clareza sobre o tema, os governos locais enfrentam grande demanda pela melhoria do conhecimento e das habilidades dos servidores, bem como pelo compartilhamento de exemplos de iniciativas adotadas por outras administrações locais.

A Associação Japonesa de Administração foi fundada em 1949 como Associação Japonesa de Eficiência Administrativa e tem como uma de suas atividades a difusão de conhecimento para a modernização e a eficiência da gestão no Japão.

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